Da Keynote a PowerPoint

Nell’articolo precedente abbiamo visto che PowerPoint domina incontrastato quando si tratta di preparare una presentazione e che spesso ci sono dei motivi tecnici che rendono ancora più difficile provare a non usarlo.

E allora, come si può riuscire in pratica ad usare lo stesso Keynote per preparare le proprie presentazioni? Semplice, basta essere flessibili ed avere pronta qualche soluzione alternativa. Anzi, preferibilmente più di una.

Alternativa #1: Usare Keynote

La soluzione preferibile se si ha l’accesso fisico al sistema di presentazione (computer e videoproiettore): si realizza la presentazione in Keynote, si collega il proprio MacBook o iPad (o persino l’iPhone) all’ingresso VGA o HDMI del videoproiettore e si usa il MacBook o l’iPad per tenere la presentazione. Semplice, pulito ed efficace.

L’ho fatto anche pochi giorni fa e, come sempre, mi sono stupito di quanto l’interfaccia touch dell’iPad sia comoda per tenere una presentazione. Ho anche avuto la fortuna di essere il primo a dover parlare dopo la pausa caffé, per cui ho avuto il tempo di armeggiare con il videoproiettore e l’iPad senza avere addosso gli occhi di tutto il pubblico.

Alternativa #2: Esportare in PDF

Se non si ha l’accesso fisico al al sistema di presentazione, la soluzione che assicura la maggiore fedeltà della presentazione all’originale è quella di esportare il file Keynote in formato PDF. Usare un file PDF è anche l’unica alternativa possibile se si vuole usare LaTeX per realizzare la propria presentazione.

Ovviamente è possibile usare un file PDF solo se non si infarciscono le presentazioni di animazioni, effetti speciali o video, tutte cose inutili (in particolare le prime due) o che difficilmente funzionano su un computer sconosciuto (per la legge di Murphy, la probabilità che manchi proprio il programma o il codec necessario per visualizzare il video è sempre altissima).

Se è assolutamente necessario mostrare un video, è consigliabile copiare sulla chiavetta USB una versione portable¹ di VLC per Windows, da usare per mostrare il video al posto degli strumenti integrati nel computer. Personalmente sono riuscito a vedere ben pochi video durante una presentazione, in genere si bloccano o non funzionano affatto, e fanno vare delle vere figuracce agli oratori.

Oltre a VLC, che non si discute, preferisco portare sempre sulla chiavetta anche un lettore leggero e portable di file PDF per Windows, come ad esempio Nitro PDF Reader, che è gratuito e non ha quell’orrida pubblicità dinamica che non si può di certo propinare al pubblico nel corso di una presentazione.

Alternativa #3: Esportare in PowerPoint

Qualche anno fa le slide esportate da Keynote in formato PowerPoint avevano solo una vaga somiglianza con quelle originali, ma le ultime versioni di Keynote fanno un buon lavoro e riescono ad esportare in PowerPoint una versione piuttosto fedele all’originale. Ma attenzione, anche se la versione in PowerPoint è fedele sul Mac, non è assolutamente detto che lo sia anche su un PC su cui gira Windows.

A differenza di Word, infatti, i file PowerPoint non integrano i font usati per la presentazione, ma usano quelli presenti nel sistema. Sul Mac non ci sono problemi, i font usati da Keynote sono installati nel sistema e sono utilizzabili da tutte le applicazioni, quindi anche da PowerPoint. Ma su un comune PC non è affatto detto che siano installati gli stessi font, per cui Windows usa il font che, secondo lui, approssima al meglio l’originale.

Purtroppo il significato di secondo lui è opinabile, e troppo spesso Windows sbaglia in modo così grossolano da portare a risultati disastrosi: slide con scritte troppo grandi o troppo piccole, parti di testo invisibili o che escono dai margini della diapositiva, tanti di quei problemi che è preferibile rifare tutto da zero che correggere gli errori uno ad uno.

La cosa migliore è scegliere un template per Keynote i cui font siano presenti di default anche in Windows o modificare il template di Keynote prescelto, in modo che usi un font presente anche in Windows.

Assolutamente fuori discussione è provare ad installare i font incriminati sul PC usato per le presentazioni: non solo per motivi di licenza o di copyright, ma anche perché non è detto che gli organizzatori ci permettano di mettere le mani sul PC (io non lo farei, anche per un semplice font). E persino nel caso fortunato in cui si riesca ad avere il permesso, non si può essere sicuri al 100% di riuscire a concludere l’installazione senza problemi (stiamo sempre parlando di Windows). E allora sarebbero dolori, la presentazione diventerebbe impresentabile, con relativa figuraccia (voglio essere buono) davanti al pubblico.

Alternativa #4: Usare Keynote tramite iCloud

In teoria, questa alternativa è particolarmente interessante e flessibile. Ci si collega da un browser installato sul computer usato per le presentazioni al proprio account iCloud, e si usa Keynote direttamente dall’interfaccia web. Nessun cavo, nessuna chiavetta, nessuna possibilità di perdere o dimenticare qualcosa (a parte la password di iCloud).

Ma metto questa possibilità solo al quarto posto perché sono convinto che, prima di metterla in pratica, sia fondamentale essere sicuri di avere un collegamento di rete stabile e veloce, preferibilmente tramite un cavo ethernet o tramite un router Wi-Fi o 4G affidabile.

Un collegamento di rete di questo tipo dovrebbe ormai essere la norma, ma in Italia non è così, soprattutto al di fuori dalle città principali o dalle reti di università e centri di ricerca. Rimanere a guardare la rotellina che gira nel bel mezzo della presentazione deve essere veramente molto imbarazzante.

A proposito, prima di accedere al proprio account iCloud da un computer pubblico, è consigliabile cambiare temporaneamente la password di iCloud con una usa e getta. Non bisogna dimenticare, infatti, che un computer usato da tanti utenti sconosciuti ospita di sicuro una ampia popolazione di virus, spyware, keylogger, che potrebbero fare parecchi danni al nostro account. Meglio non fidarsi mai. La password usata normalmente per iCloud può essere ripristinata con calma una volta conclusa la presentazione, oppure al ritorno a casa o in ufficio.

Alternativa #99: Usare PowerPoint

Se le alternative precedenti sono tutte improponibili, ad esempio perché siete innamorati delle animazioni o delle transizioni strane, o prevedete di non avere accesso fisico al sistema di presentazione, o non potete valutare preventivamente la bontà del collegamento di rete dell’albergo che vi ospiterà, non fidatevi di quello cheho scritto e realizzate la vostra presentazione con PowerPoint. Non sarà il massimo, ma almeno funziona ovunque.

Conclusioni

I principi sono importanti ma altrettanto importante è riuscire a presentare il vostro lavoro nel modo più efficace possibile, evitando che il pubblico si ricordi di voi non per quello che dite ma per quello che succede mentre lo dite.

Da quando c’è Keynote credo di non aver mai preparato una presentazione con PowerPoint e ho utilizzato sempre una delle prime tre alternative. Stando sempre attento ad avere più di una possibilità: presentazione in Keynote già caricata sull’iPad e su iCloud, più relativo file PDF, anche questo già caricato e pronto ad essere usato in Acrobat Reader per iPad. Più file PDF salvato su una chiavetta USB, formattata in modo che sia compatibile con Windows, e magari anche su Dropbox, just in case… E provando sempre ad usare preventivamente le varie alternative, in modo da sapere cosa fare se qualcosa vada storto (prima o poi succede, e quando succede tutto questo oscuro lavoro preparatorio paga, altro che se paga).

Ma tutto questo purtroppo non basta ancora. È molto importante sapere quali strumenti usare per realizzare una presentazione, ma è ancora più importante conoscere i principi base di una presentazione moderna ed efficace. Se interessa, se ne può riparlare.

1. Cioè una versione di un programma per Windows che non ha bisogno di installazione ma che può essere eseguita direttamente da una chiavetta USB oppure copiando il solo file eseguibile in una qualunque directory del computer. ↩