Vita oltre PowerPoint

Se Word è lo standard di fatto per la scrittura dei documenti di testo (nonostante in realtà abbia ben poco di standard), PowerPoint domina incontrastato quando si tratta di preparare una presentazione.

Con una differenza fondamentale. Word, piaccia o non piaccia, qualche concorrente ce l’ha: non solo LaTeX, in particolare in ambito tecnico-scientifico¹, ma anche LibreOffice e OpenOffice che girano su tutti i principali sistemi operativi, o Pages per il solo Mac. Tutti programmi che fanno praticamente tutto quello che fa Word, anzi a volte perfino di più. PowerPoint, invece, non ha praticamente concorrenti significativi.

Perché usare PowerPoint

L’esigenza di avere delle alternative a PowerPoint è meno sentita di Word non solo perché, in genere, si producono molti più documenti di testo che presentazioni, ma anche perché preparare una presentazione è molto più semplice e divertente di scrivere un documento complesso. La struttura stessa di una presentazione aiuta: poche parole per ogni slide (a parte casi veramente estremi), tante immagini e tabelle, la bibliografia ridotta all’osso, niente rimandi incrociati o indici. Una vera delizia rispetto ad un documento in Word di 200-300 pagine!

C’è anche un motivo più tecnico: se non si ha accesso fisico al connettore del video proiettore per collegarvi il proprio computer (o il proprio tablet), non c’è niente da fare: o si da agli organizzatori il file in PowerPoint oppure si opta per una presentazione in PDF statica e senza effetti (cosa sempre preferibile), sperando che sul computer in uso sia installato un visualizzatore decente di file PDF.

Insomma, PowerPoint fa il suo lavoro in modo decente e non crea problemi di compatibilità. Perché cambiare, perché cercare di usare qualcos’altro?

Perché non usare PowerPoint

A me succede diciamo nel 50% dei casi di trovare un sistema di videoproiezione professionale, dove il computer collegato al proiettore è annegato in un mobile praticamente inaccessibile e dove l’unico punto di accesso fisico al sistema è un connettore per la chiavetta USB. Ma nonostante ciò, sono molti anni che non preparo una presentazione con PowerPoint (e forse non l’ho mai fatto in assoluto). Perché?

Perché anche se ci sono delle complicazioni da affrontare, sono convinto che tutto sommato ne valga la pena.

Prima di tutto per un fatto, diciamo così, filosofico: guardarsi intorno ed esplorare è sempre meglio di adagiarsi e di adeguarsi passivamente a quello che fanno tutti gli altri. In secondo luogo, perché, anche se sono poco usati, esistano prodotti alternativi che permettono di preparare una presentazione in modo ben più rapido, comodo, ed efficiente dii PowerPoint.

LaTeX?

Per le presentazioni non uso e non ho mai usato LaTeX. Perché LaTeX è pensato per separare il contenuto dalla sua visualizzazione grafica, ma nel caso di una presentazione la visualizzazione grafica coincide ed è funzionale al contenuto, e le due entità sono inseparabili.

Però è anche vero che LaTeX contiene molti ottimi strumenti specializzati per le presentazioni, da Beamer a TeXPower, da Powerdot a fancyslides, fino a pdfscreen che, secondo me, è il più comodo da usare nonché il più dinamico, anche se non viene aggiornato da parecchi anni. Chi volesse usare Beamer, può leggere un ottimo tutorial su un numero di qualche anno fa di PracTeX Journal e consultare una guida alle combinazioni di temi e colori del package. Trovo in particolare molto comoda la possibilità di partire da una combinazione qualunque di temi e colori ed esaminare tutte le alternative possibili cliccando sui link situati nella sezione “Switch”. Se non ho sbagliato a contare ci sono in tutto ben 2.380 combinazioni! Per pdfscreen, invece, esiste un ottimo manuale, che mostra praticamente anche le capacità di navigazione da una slide all’altra del package.

Però, lasciatemelo dire, Beamer, pdfscreen e gli altri package sono di sicuro ben fatti, ma le presentazioni realizzate con questi strumenti non hanno niente a che vedere con quelle preparate con PowerPoint e soprattutto con Keynote, il programma che uso esclusivamente per le mie presentazioni fin dalla primissima versione.

Keynote

Non ho nessun dubbio, sul Mac Keynote è in assoluto il migliore programma per le presentazioni. Uso Keynote fin dalla primissima versione del 2003; allora costava non proprio poco, 99 dollari o 119 euro, ma li valeva tutti, fino all’ultimo centesimo. Ora che di fatto è gratuito (basta acquistare un Mac per poterlo installare liberamente su qualunque altro computer Apple in nostro possesso), non c’è ragione di usare altri strumenti. E se ci si iscrive ad iCloud si può usare la versione web di Keynote anche dagli altri sistemi operativi. Naturalmente quest’ultima non è comoda e veloce come quella nativa per il Mac, ma con un collegamento di rete efficiente si può utilizzare senza troppi problemi.

Ma perché Keynote è meglio di PowerPoint e probabilmente anche di qualunque altro software di presentazione che venga in mente? Forse perché Keynote è un prodotto Apple e perché questo blog ha un occhio di riguardo verso Apple?

Neanche per idea (né per l’una né per l’altra domanda).

Keynote è meglio perché semplifica in un modo mai visto altrove il lavoro di realizzazione di una presentazione. Non è solo una questione di gradevolezza grafica, anche se basta confrontare la schermata di presentazione di Keynote con quella di PowerPoint per rendersi conto che siamo ad anni luce di distanza.

[caption id=”attachment_2657” align=”aligncenter” width=”605”] Schermata di presentazione di Keynote.[/caption]

[caption id=”attachment_2658” align=”aligncenter” width=”605”] Schermata di presentazione di PowerPoint.[/caption]

In realtà i vantaggi di Keynote sono così sottili che è difficile descriverli in modo efficace e si notano appieno quando si prova ad usare veramente il programma.

Una delle cose più utili è l’adattamento dinamico della dimensione dei caratteri inseriti in una casella di testo. Sembra una sciocchezza, ma permette di non preoccuparsi del fatto che il testo inserito possa uscire dallo spazio assegnato o, peggio, che risulti nascosto alla vista. È vero che in una slide non bisogna mai scrivere troppo, ma ci sono casi in cui questa funzione serve parecchio, in particolare per le slide che mescolano testo e immagini, dove le caselle di testo sono più piccole del normale.

Altrettanto utili sono le linee guida gialle che spuntano fuori ogni volta che si prova ad allineare un oggetto contenuto in una slide con quelli circostanti (indipendentemente dal fatto che sia un box di testo, una forma, una tabella o una immagine). In Keynote le linee guida compaiono non solo quando gli elementi sono allineati fra loro o con i margini della slide, ma anche ogni volta che sono distribuiti in modo omogeneo nella slide stessa. Provate ad usarle una volta e non potrete più farne a meno.

Ancora più evidente è la comodità della funzione di inserimento delle immagini nelle slide: basta trascinarla all’interno della maschera di visualizzazione definita dal template e a dimensione dell’immagine si adatterà in modo automatico alla dimensione e alla forma della maschera. Diversamente da PowerPoint, con Keynote è molto facile modificare non solo la dimensione dell’immagine o la sua posizione all’interno dell’area di visualizzazione, ma perfino la maschera stessa, in modo da ottimizzare la porzione di immagine mostrata sullo schermo.

Non è infine da trascurare la possibilità di stabilire una gerarchia nelle slide, molto utile per raggruppare le slide che trattano lo stesso argomento o per mostrare o nascondere rapidamente interi gruppi di slide nella vista laterale delle miniature, rendendo molto più facile muoversi lungo la presentazione quando questa contiene un numero elevato di slide. Oppure la possibilità di saltare la visualizzazione di determinate slide senza rimuoverle dalla presentazione: le slide saltate possono essere molto utili come materiale di riserva, per spiegare meglio un determinato concetto o come supporto quando si deve rispondere alle domande del pubblico.

Le versioni più recenti di PowerPoint per il Mac, almeno quelle contenute in Office 2011 e Office 2016, hanno pescato a piene mani da Keynote e riproducono in modo piuttosto accurato alcune delle funzioni appena descritte di Keynote. Ma c’è sempre qualcosa che manca, qualche piccolo dettaglio che lascia l’amaro in bocca. Le linee guida di allineamento di PowerPoint sono molto meno visibili di quelle di Keynote e a volte scompaiono, troppo rapidamente perché si riesca a trovare la posizione giusta. Le immagini possono essere trascinate direttamente nelle maschere di visualizzazione definite dal template, ma il ridimensionamento funziona in modo inconsistente: la prima volta l’immagine si adatta automaticamente all’area definita, le altre volte… dipende, qualche volta lo fa, qualche altra no, vai a capire perché. Potrei andare avanti ma spero di aver reso l’idea.

Tutto il resto

Potrei parlare anche di Impress, il software di visualizzazione di LibreOffice/OpenOffice (accidenti a loro per questo inutile e dannoso fork), di Google Presentazioni, di Canva o di Prezi, di Haiku Deck, ma non si può concentrare tutto in un solo articolo. E poi, ne vale veramente la pena? Impress e Google Presentazioni sono cloni di PowerPoint, Canva mi sembra più orientato alla grafica che a mostrare dati e informazioni, Prezi fa venire il mal di testa, Haiku Deck è carino ma non mi ha mai colpito particolarmente.

Ma non è finita qui… a presto per la seconda parte.

1. Come ho già notato, la maggior parte delle riviste e delle conferenze di questo settore accetta contributi sia in Word che in LaTeX. ↩